A公司的预算控制非常规范，其规章制度相对复杂，以往的手工操作不利于统一控制。GrapeCity的实施顾问根据公司的实际需求设置了变动费用和固定费用两个模块，对预算进行全面监控。固定费用涵盖日常运营牵涉到的办公室经费、交际费、出租车费、通讯费、出差申请预借款等项目，按照正常的申请审批流程运转。变动费用是A公司预算控制最为复杂的部分，但这些复杂的关联在费用报销系统中却能直观地呈现给申请人、审批者、财务人员，大大简化了工作量。
变动费用分为计提和报销两大部分，GrapeCity分别设计了申请以及审批流程。变动费用的报销需根据计提申请单才能生成报销单据。基于业务需要，计提单可多次报销，一张报销单也可对应多张计提单。生成的报销单中会显示申请金额、已报销金额、审批中金额、剩余金额，以便申请人控制预算。
系统还提供了与其他业务系统的接口，能方便地进行数据双向对接。A公司在其他系统中无法使用流程完成的工作可以导入费用报销系统中处理，处理结果既可直接作为单据输出也可导回原来的系统以备相关人员查看。
四、客户收益
网上预算和费用报销解决方案以工作流为驱动，将原先的手工操作电子化，使得A公司在以下方面获益匪浅：
提高工作效率
网上预算和费用报销系统允许在单据提交之前可将其保存为草稿反复修改，长期出差在外的员工可利用为日常费用记录单，方便记账。审批的过程不再需要员工拿着单据在各审批人办公室、财务部门之间来回折返，系统通过邮件提醒审批者有亟待审批的费用，并自动在审批结束后进入下一个与物理单据的审核流程，最后报财务部门等待付现。即使审批者不在公司也不影响报销流程的运转，避免了拖沓。
提升审批透明度和员工满意度
网上预算和费用报销系统通过权限设置提供不同级别的查询功能。普通员工可以看到自己所有申报的费用报销纪录，并可点击查看单项费用的审批纪录。申请人能随时查看自己所申报费用的审批进展，如果申请被拒，系统则要求审批者必须输入拒绝理由，使申请人能根据审批意见及时做出修改或撤销申请。企业通过费用报销和预算管理系统提升了审批的透明度，也提高了员工的满意度。
加强预算管理控制运营成本
网上预算和费用报销系统加强了A公司对企业预算的控制。系统可以按月度规划分公司、部门的办公室经费、通讯、差旅等固定费用以及用于市场促销活动等的变动费用预算。系统提供预算与实际成本的对比报表，有助于主管了解在哪些方面的支出超过了预算，可节约不必要的浪费并对运营成本加强控制。
先进的报表分析
GrapeCity为A公司费用报销系统中每一类费用都设计了报表，如分公司费用汇总表按商品类别统计分公司和营业本部的所有费用；营业财务部费用汇总表则按费用类别统计各分公司的实际发生金额；变动费用计提核销表则是将财务计提的费用与实际发生并报销的费用进行对比。这些财务报表使管理者能快速了解公司费用支出以及预算和实际的发生金额。报表还可以方便地导出至Excel，以利于作进一步财务分析。
与财务应用紧密结合
GrapeCity为A公司实施的网上费用报销和预算管理系统有专门的接口与公司现有财务系统连接，财务可以在系统中标注已作处理的单据，系统则自动记录支付完成的时间、操作者和动作。GrapeCity为A公司开发的会计凭证导出模板使得财务人员能方便地进行费用支付以及各种凭证导出。
简化IT部署
网上预算和费用报销系统采用多级树状组织结构，方便IT人员维护。IT部门根据系统使用者的角色分配不同的权限，快速简便，不会给IT人员造成额外的工作量。
报销，从过去动辄耗费几天乃至数周到只需要十分钟即能轻松完成，科技不仅改变了工作模式，也为企业找到更讲究效率的捷径。在琐事上节省一分钟，意味着员工在有限的工作时间内可以投入更多心力为公司创造财富。此消彼长，效率的提高不言而喻。
