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推动“技术传播”发展,搭建企业与客户沟通桥梁

2017年11月22日     来源:e-works        作者:e-works王阳  李璐       
关键字:技术传播  
技术传播可以理解为一项综合性技术工作,它主要研究技术性产品和服务相关的信息及其表述、传递、展示、效果等,内容涉及法律法规、标准规范、技术写作、本地化、营销宣传诸多方面。技术传播通常形成的是产品说明书、设计文件、技术文档、维修保养手册、宣传资料、咨询解读等等。
    2017年11月1-2日,中国技术传播联盟成立大会暨2017中国技术传播论坛在上海光大会展中心隆重召开,此次会议由中国标准化协会主办,中国国际贸易促进委员会商业行业分会协办,以全球化、标准化、生态化为主题,旨在促进中国技术传播行业建立健康发展的生态环境、推进建立技术传播领域的各项标准、推动中国企业技术传播与国际接轨。
 
    中国标准化协会副秘书长张秀春、中国国际贸易促进委员会商业行业分会秘书长姚歆、德国技术传播协会会长迈克尔·弗里茨、华为技术有限公司资料架构部部长王旭东及上海美嘉林软件科技股份有限公司总经理金勇华等发表了精彩演讲。
 
    在本次大会上,中国技术传播联盟由中国标准化协会倡导成立,中国标准化协会副秘书长张秀春出任联盟理事长,中国标准化协会技术传播研究中心主任韩涛任秘书长。
 
    联盟副理事长包括:全国电气信息结构、文件编制和图形符号标准化委员会秘书长、华为技术有限公司资料架构部部长、中兴通讯文档开发部部长、东南大学外国语学院MTI教育中心主任、北京大学软件与微电子学院副教授、上海美嘉林软件科技股份有限公司总经理。
 
一、实现“中国制造2025”技术传播是企业不容忽视的重要能力
 
    据了解,中国技术传播论坛是中国标准化协会一年一度的技术传播行业峰会,为何中国标准化协会对技术传播如此重视?技术传播对企业的价值和意义到底是什么?带着相关疑问,e-works(数字化企业网)首席记者分别采访了中国标准化协会副秘书长张秀春、中国国际贸易促进委员会商业行业分会秘书长姚歆、德国技术传播协会会长迈克尔·弗里茨、华为技术有限公司资料架构部部长王旭东及上海美嘉林软件科技股份有限公司总经理金勇华。
中国标准化协会副秘书长 张秀春
中国标准化协会副秘书长 张秀春
中国国际贸易促进委员会商业行业分会秘书长 姚歆
中国国际贸易促进委员会商业行业分会秘书长 姚歆
德国技术传播协会会长 迈克尔?弗里茨
德国技术传播协会会长 迈克尔•弗里茨
华为资料架构部部长 王旭东
华为资料架构部部长 王旭东
上海美嘉林软件科技股份有限公司总经理 金勇华
上海美嘉林软件科技股份有限公司总经理 金勇华
 
    技术传播可以理解为一项综合性技术工作,它主要研究技术性产品和服务相关的信息及其表述、传递、展示、效果等,内容涉及法律法规、标准规范、技术写作、本地化、营销宣传诸多方面。技术传播通常形成的是产品说明书、设计文件、技术文档、维修保养手册、宣传资料、咨询解读等等。
 
二、对技术传播缺乏重视,将会阻碍中国企业海外竞争
 
    为什么“技术传播”这样一个专业细分领域会如此重要?在采访中,中国国际贸易促进委员会(以下简称贸促会)商业行业分会秘书长姚歆结合帮助企业实际推进贸易合作中所遇到的问题向记者解释道,“贸促会的作用是要帮助中国企业把产品卖出去,在过去帮助企业搭建贸易平台获取贸易机会过程中,我们发现相较于中国市场,国外的消费者对于产品说明书更为重视。”他举例道,“尤其是以医疗器材、电子行业企业为代表的外贸企业,由于缺乏对技术传播的理解,会使得其制作的产品说明书翻译不准确,或者仅包括功能介绍,缺乏流程、性能、风险提示。这些不仅仅会影响中国产品的海外形象,还可能涉及合规性问题,带来很大的法律风险。”
 
    事实上,中国的中小企业产品生产能力不差。而要想在国外获得同等的竞争力,则有必要提升对技术传播的理解与认识,如配套更专业、标准的说明书,符合出口目的国的法律法规要求,增加对流程、风险等的提示内容。
 
    鉴于这种现况,贸促会与中国标准化协会合作,将中标协的平台、专家、资源等与贸促会终端用户企业连接起来,促进贸易,提升中国产品质量及品牌形象。姚歆介绍道,“贸促会终端连接着中小型企业,经常举办相关的行业展会等活动,而标协的平台、专家、资源等能够为这些中小型企业提供更专业的帮助。”
 
    贸促会在技术传播的推广方面主要关注的是中小型企业,姚歆解释道,“相较于中兴、华为等大型企业,中小型企业,其资金、专业人才是有限的,他们更需要利用第三方的服务平台来解决实际贸易问题,所以今年7月份,中国贸促会和工信部建立了合作机制,推动中小企业参与一带一路建设,联手调研中小企业走出去的需求,给他们提供专业的服务,包括市场信息服务、培训服务、融资服务、技术服务等。”
 
    德国技术传播协会会长迈克尔·弗里茨在采访中也强调了中国中小型企业想要进军欧洲,就必须要加强对技术传播的重视与应用。他指出“如果中国企业想进军欧洲市场,需要重视技术传播的规则和标准化工作。中国企业需要从产品手册着手,按照出口国消费者和工程师的习惯形成完整的产品说明书,包括环保合规、风险提示等等,只有更加本土化的产品说明书,才能赢得市场青睐。“他又补充道,”有时候中国出口到欧洲的产品不错,但是产品说明很糟,翻译也是中国式英语。总之,我建议中国企业建立技术传播的阶段性目标,逐步提升这方面的能力。“
 
三、技术传播正逐步成为国内企业进一步发展的重要能力
 
1、华为:技术传播是企业参与全球竞争的重要能力
 
    随着中国制造业的崛起,越来越多的企业开始注重品牌建设,参与全球竞争。近年来,技术传播开始受到重视,很多大型企业开始招聘高素质的文档人员,设立专门的文档部门。比如华为就设有专门的资料架构部,在本次会议上记者还采访了华为资料架构部部长王旭东,了解了华为公司在技术传播方面的应用现状。
 
    华为所理解的数据传播并不仅仅是单向的传播,比如提供技术文档给客户,还包括从客户端获取信息,再使用获取到的信息数据来驱动信息和资料开发。“用户登陆华为网站,系统会记录其行为轨迹,对其进行分析,输出报告。”王旭东介绍道,“用户喜欢看什么内容,这些内容是产品信息开发的指挥棒,要把更多资源投入到用户感兴趣的内容上,而不是平均分配资源。”
 
    王旭东还强调:“企业需要转变思维,主动服务。例如客户习惯什么渠道的技术传播,我们就把什么渠道做好。”华为通过海外客户反馈了解到他们喜欢在谷歌上搜索华为的产品资料,就会花费很大投入来改进产品信息在谷歌上的可见性,现在在谷歌搜索首页上已经可以搜索到华为的产品资料了。
 
    同样,新技术的发展也给技术传播带来了更多可能性。华为在应用新技术上已经走在前面,为了迎接智能时代,华为提出SMART-INFO的方法,在开发过程中赋予源数据丰富的属性,保证内容有足够的开放性,能够被各种机器解读。同时,华为还建立了智能资料机器人来处理客户咨询,减少人工热线的负担。
 
    技术传播是技术与专业的伴生物,是高技术、高专业能力的标志,也是企业与客户沟通的最重要的桥梁。伴随着中国智能制造2025的到来,技术传播必然成为企业不容忽视的重要能力,技术传播的专业人才和专业技术,将成为企业争夺的另一个热点。
 
2、中国企业的技术传播还处在初级阶段 有待进一步发展
 
    作为以使用为目的的工业科技产品,如何呈现信息,使产品能方便地应用和维护,是产品生产之初就需要考虑的一个因素。技术文档是产品的组成部分,其内容的丰富完整和提取的方便快捷是产品能充分发挥作用的前提,更是企业技术能力、服务精神和品牌形象的综合展示。
 
    在低成本竞争的年代,技术落后,人才匮乏,企业没有能力重视技术文档,同时产品相对简单,市场对于技术文档也没有过高要求。而今天,信息技术高度发展,产品技术复杂度日益提升,中国制造已经从低成本竞争进入品牌竞争和全球竞争的时代。遗憾的是,技术传播在中国仍然未得到应有的重视,整体上与国际水平还存在相当大的差距。
 
    “中国企业的技术传播目前处于初级阶段,跟国际上尤其是美国、德国、日本等国家的差距还是比较大的。这些发达国家有专门的技术传播协会在推动,而中国没有。尤其中小企业对技术传播的重视程度不够。“中国标准化协会(以下简称中标协)副秘书长张秀春不无感慨地说道。
 
3、中国技术传播联盟应运而生 任重道远
 
    在中国智造和信息技术高度发展的大势之下,立足中国实际,联合政府、企业和技术传播专业人士,建立一个技术传播平台,发展中国技术传播实力,推动中国技术信息管理整体水平国际化,成为现今中国技术传播领域发展的当务之急。为此,在本届大会上,中标协倡导并正式成立了中国技术传播联盟,汇聚了中国技术传播领域一流的专家、学者、前沿企业用户和国内国际领先的服务商,成为中国最具权威和国际影响力的技术传播行业团体。
 
    “中国技术传播联盟旨在为中国技术传播的发展建立良好的行业生态环境,包括确立行业规范、研究行业发展需求,充分利用国内外资源,推进国内技术传播行业的技术发展和人才培养。“谈到联盟的宗旨,张秀春信心满满,”同时,联盟也努力打造政府、企业、学界的三方交流平台,推动技术传播前沿技术的研究、学习、应用和推广。“
 
4、下一步工作:为技术传播发展建立良好的生态环境
 
    为了帮助中国技术传播的发展建立良好的行业生态环境,中标协一直在完善这方面的工作。张秀春一一列举道,“首先是举办研讨会,从源头做一些工作,包括标准体系的建立,术语的统一。这是行业领域的最基础的标准。目前取得了初步的成果,基本的草案已经出台了,下一步就是进一步完善和往前推进。“
 
    “第二是教育培训。中国市场的主要问题是教育不足,大家对技术传播的认识不够,所以从学生抓起,和很多大学进行合作,包括北京大学,东南大学。同时我们也在培训中国讲师。
 
    “第三,中小企业的概念澄清和广泛宣传。通过各种媒介宣传技术传播,从概念、需要做什么、发展趋势、对中小企业的价值、最佳实践和案例等等,加大力度进行传播。“
 
    推广技术传播方面,中标协并非孤军奋战,贸促会也在努力。姚歆认为,要推动技术传播的发展,需要分步进行,目前贸促会已经制定了分步的实施计划。”第一,要认知。通过跟中标协合作,同地方贸促会搭桥,针对电子产品、玩具、医疗器材出口比较集中的行业,组织关于技术传播普及的研讨活动。第二,调研企业需求。通过中标协给企业提供定制化的培训和技术支持服务。第三,贸促会本身也有很多大型的国家经贸的展会活动及专业论坛,加强技术传播,更好地帮助中小型企业做出口。”姚歆补充道,”总体思路是,通过与中标协的合作,让中国外贸的中小型企业知道什么是技术传播,把技术传播应用到自己的产品里面去。”
 
四、新兴技术驱动传播发展
 
    新技术的发展也给技术传播带来了机遇,谈到云计算、大数据、人工智能这样的新兴技术对技术传播的影响,德国技术传播协会会长迈克尔·弗里茨认为,“可以分为两个方面来看:一方面,大数据和人工智能为用户提供了更便捷的交流方式,譬如人脸识别、语音识别等都需要基于这些新兴技术,这些具体的应用都可以为客户构建更加智能的交互方式;另一方面,云技术提供了更强大的运算能力和存储能力,譬如在智能信息内容创建的过程中,既可以存储到本地,也可以放到云端,在云端具备成本更低的优势,实际上也一定程度推动了技术传播的发展。“
 
    在推动新技术的发展方面,行业内的众多厂商也在积极行动,上海美嘉林软件科技股份有限公司就是这样一家致力于技术传播在国内的推广与落地的企业。在会上,记者采访了上海美嘉林软件科技股份有限公司总经理金勇华,了解目前行业内新技术在技术传播方面的进展。
 
    金勇华介绍:“如何应用AI、VR、AR技术展现企业的技术资料,包括结构化和非结构化的资料,方便用户查找,是美嘉林的发展方向。”美嘉林是PTC的铂金代理和全产品合作伙伴,已经实现了在汽车行业应用AR增强现实技术展示用户手册的应用。“汽车是一个很复杂的装备,如何更好的进行维修操作,传统的纸质及视频已经不能满足用户需求了。用AR增强现实把资料、零部件目录推送给用户,用户的维修工作就能够更加简单。技术传播的发展与新技术的发展密不可分。”金勇华解释道。
 
    美嘉林也已经向企业推广物联网的应用,侧重于通过物联网技术将产品的技术资料传送给终端客户。同时,美嘉林也推出了国内首个企业级技术信息管理云平台方甸,这是一款基于云的实时在线结构化文档产品,该产品能够简化用户使用体验,并配以专家在线或离线指导与支持。
 
    想信在政府、协会、专家、厂商、企业等各方的共同努力下,新技术将促进技术传播更好地服务于中国企业,帮助中国企业在国际舞台上赢得更广阔的发展空间。
 
后记
 
    要推动技术传播的发展,仅仅依靠任何单位或者个人是难以实现的,必须建立一个完整的行业生态系统,中标协倡导成立的中国技术传播联盟为推动实现这一宏伟目标奠定了基础。在本次会议上,业内专家和技术传播应用的前沿企业,就技术传播的最新技术与流程等进行的深入交流,是推动技术传播在中国的发展的不可缺少的一步。
 
    然而,正如中国国际贸易促进委员会商业行业分会秘书长姚歆指出的,“我个人不觉得有什么多快好省的捷径来做技术传播,这是一项技术工作,要踏踏实实做。“
 
    总的说来,推动技术传播需要各方共同持续努力。
责任编辑:李璐
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