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大客户攻坚战:用好会议协同各部门打大单

2014/7/18    来源:XTools    
    为了集思广益、为了头脑风暴、为了统一目标……结果,竹篮子打水一场空,最后得出更多的目标,产生更多的问题。以上所述的行为艺术,就叫开会。
    设想以下场景:这个项目一再拖延,各部门协作混乱,责任不明,已经到了签单环节最危险的时刻,今天必须有个结论,你召集大家一起开会。原本你是这样想的,一次会议应该会产生多个想法,你将能从中找到最佳方案。
    很不幸的是,这种方法往往不会奏效。相反地,它会让你的团队更缺乏创造性,每一个想法都“左右互博”,“煮豆燃豆萁”直至全军覆没。
为什么开会总是得不到我们想要的结果呢?
    1.入戏太慢
你知道的,就像那些群众演员,饰演路人甲、流动人群、尸体什么的还好啦,但你如果给他们讲述剧本的精神就有点勉为其难了,搞不好会玩砸的哦。因为他们压根就不曾入戏。
同理,而你突然召集一群人一起头脑风暴生产想法,一分钟前他们还在各自的岗位上东奔西跑,一分钟就莫名其妙的被塞进了会议室。大家对客户背景、客户习惯、竞争对手信息都是一无所知,而且临时聚集的团队成员往往会互相影响。往往导致思维错乱,各种跑题。
    2.会议中的“乱码人”
每次开会总有纸上谈兵,不切实际的发言。这是大大的浪费:假设一个长达1个小时的会议,5个人参加,则实际上花费了5小时,而不是1小时。而若计算他们这段时间荒废的工作,恐怕还要加上5小时。你使用10小时生产1小时的会议,本来就不是一个合算的事,不该重视起来嘛!如果参会的人,没有明确目标、不知道问题是什么、无差别攻击、无条理阐述……最后就会变成一群“乱码人”
    3.在你的心上自由的飞翔
Yo Yo 这 这感觉就像一路的芳香还有婆娑轻波。当你的大脑导向某些新方案的记忆时,一个问题可能得到解决。但是,假如恰巧此时另一个人也提出一个想法,那么你的大脑的记忆也会被转移。
表面上看,这似乎是大脑激荡,互相刺激。但这也会扼杀大家原本自己的点子,抑制了大脑的创造性过程。
    4.疯狂的兔子
    嗯,是的,家畜界最强。4个月成年,6个月配种,可爱的小兔兔们繁殖能力超强。如此强劲对手,谁人可以一战?答曰:开会。
    会议具有超强的繁殖功能,一次会议总能引出下一次会议,下一次会议并生生不息。而且越累计越消耗企业产能,引起团队拖延症,降低工作效率。
 
   告诉你,开会,我们该怎么做?!
    举个直接的例子,下图是一家公司的会议任务通知,他们使用的XTools CRM客户关系管理软件,通过该软件的手机版推送给各部门相关人员的任务截图,我们来分析一下会议通知都该有什么具体元素。

大客户攻坚战:用好会议协同各部门打大单


    根据上图CRM会议任务给我们的提示,得出一下温馨提示。爱上开会者,必读:
    1.确定目标,锁定重点。
    首先,开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。会议所需的材料信息要加以选择,避免过多。最好由专人负责,经过整理体系化。有了确定的目标,只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。
  1. 各部门协作,多维度分析客户
    销售部的同事对客户背景调查,以及分享客户主要联系人关系图,客户所在行业的样板客户确定,以及该项目的竞争对手列表。同时,技术部可以进行竞品价格比较和技术优劣势分析。而客服部汇总初期已经提交的技术方案和客户反馈。行政部客户来访会议的流程和参与人日程协调……等等,而上述内容全部在CRM中客户视图快速查找。
     3.独立思考,发挥每个人能量。
     目标明确后,就有了方向,允许大家有充分时间做准备,这样才能收到最好的会议效益。在所有人聚在一起之前,先让每个人思考思考自己的点子,然后聚集到一起,拿出自己的方案。
    4.发言精简,有边界的畅所欲言
    尽量让大家用言简意赅的方式表述各自想法。鼓励大家抱着欣赏的态度,发掘其他人优点,不要过度苛刻。假如你一开始就特别苛刻,那么你很有可能会打死所有那些新奇的想法。要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。
    5. 建立体系
    会议中你一言我一语,信息庞杂纷乱,你可以试着把别人说的重点,以及自已想说的话写下来,最好的方式是在黑板上画出来。从中找出脉络,加以体系化,这样一来,会议数据就变成一张可视化的信息体系图,成为点子来源。
    6.时间把控
    建议放一个闹钟,闹钟响起来,管他呢,散会。另外,在会议结束时间前的10分钟,你要提醒大家:“各位,让我们的准备结束,我们必须在10分钟后离开这里”,这样一来,确保各项决议记录在案,所有人进入总结状态。
    7.归纳结论
    让大家了解时间有限后,可以现场直接分配什么任务,确定负责人,截止日等等。如果有CRM系统,可以直接建立项目和任务。(另外强烈推荐XTools CRM系统以及其手机版)总之,大家走出会议室之后,大脑不会是一片空白。
    8.会后跟踪
会后总结,记得及时跟踪问题的解决和实施情况。开会,并不是解决问题的唯一办法,实在并非BOSS和领导们所愿,但是不开会又不行,那就要让这个会开得值得,时间花得值得。提出了解决问题的方法固然好,但是没有一个良好的总结,没有人跟踪的话,脱离于实践就白费了。我们又不是搞吟诗大会啊。
责任编辑:王阳
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