万户成功案例之泰州口岸：OA给船舶业信息化带来支撑

项目背景
     从相关政策条例来看，“十二五”是船舶工业发展的关键时期，加快船舶工业结构调整，增强自主开发能力，推动产业升级是这一时期的主要任务。作为国内第十大民营造船企业，泰州口岸船舶有限公司积极响应国家号召，通过引进先进的信息系统来提升生产和管理，被省经信委评为“工业化信息化‘两化融合’示范企业”和“江苏百强民营企业”。

    泰州口岸船舶有限公司拥有多年丰富的船舶生产技术和管理经验，信息化程度高，机房高端服务器设备多，硬件投资规模大，对公司信息化建设高度重视，目前正在使用的信息系统有ERP系统、PDM系统、单船计划与图纸下发系统、考勤系统等。

    泰州口岸经过对国内众多协同软件慎重而漫长的选型，从系统架构及设计理念角度出发，结合泰州口岸实际选型需求，最终敲定万户OA（万户OA官网：www.whir.net）办公系统。
 
解决方案
    作为国内协同行业的领跑者，万户已经持续为3000多中高端客户提供解决方案，并连续3年荣获由中国软件行业协会颁发的“协同行业应用成功率第一”奖项，并在2010年被信息产业部指定为“国家OA软件标准编制组长单位”。针对泰州口岸船舶有限公司的信息化需求，万户有针对性地打造了一套解决方案。
    在万户看来，泰州口岸船舶有限公司的主要需求在于：1.与多个业务系统集成，希望OA能与ERP、人事、单船计划、考勤系统等融为一体；2.充分保障数据安全，要做到高度权限控制；3.要使OA能够普及应用，上至行政办公人员。为此，万户为泰州口岸船舶有限公司打造的OA办公系统主要包括以下功能：
1、自定义门户
     企业领导自身职责不同，在OA办公系统中关注内容的也不完全一致，他们需要每天登录OA时，看到的信息全部是自己关注部分的内容。基于这样的需求，万户通过OA自定义门户为不同领导搭建不同的登录首页，集中展示对应领导所关注的内容。

 
2、与业务系统整合
    万户OA能够与泰州口岸现有的业务系统做到无缝对接，并弥补它们的不足。例如，由于泰州口岸ERP系统中用户数有限，而导致大部分部门都不能查询ERP中到货物资。另外船舶物资存在增补的情况，增补流程不能实现电子化审批，大多数情况下，都是由采购部门先采购，后填写增补清单，而这样的情形很容易被采购人遗忘掉。万户OA通过与ERP整合，可以有效解决这类的问题。由于办公的传统性，泰州口岸的考勤系统也存在诸多弊端。但引进万户OA，这些弊端都能有效得到改善。

 

 

3、流程管理
    通过备品备件采购单、招待用烟酒申请单、人事考核类单据、与单船计划图纸下发系统整合等，万户发挥强大的流程管理作用，大大加快这些表单的审核速度，从而提升工作效率，节约人力成本。
4、内部邮件
    在引进万户OA之前，泰州口岸内部员工之间的沟通全部是通过网易电子邮件，不利于技术保密，也容易形成沟通闭塞。通过万户OA提供的内部邮件功能，这些问题都一一得到解决，促进了技术部门、工艺部门与其他部门之间的协作。
5、短信
    在引入万户OA之前，泰州口岸的通知信息需要一个个电话通知，经常存在漏掉、或者没有接收到电话的情形，十分不便。有了万户OA以后，相关人员可以直接编辑短信发送，将流程办理与短信紧密结合。
6、论坛
    对于企业的发展，泰州口岸的员工通常有不少好的建议，却无从发表。但引进万户OA之后，员工可以在论坛里畅所欲言，积极性得到大大的提高，对系统的黏性也增强了，有力地促进系统的快速运行。
 

应用效果
    在短短上线两个月后，万户OA就建有163个流程，绝大部分流程数据已经超过1000记录，备受用户欢迎。借助万户OA办公系统，泰州口岸船舶有限公司有效地提升了管理效率和管理品质，具体体现在多个方面：（1）规范单据格式，汇总流程数据；（2）规范流程制度，严格执行公司管理制度；（3）大大降低了纸质的使用频率，实现了真正的无纸化办公；（4）领导可实时进行异地办公，提高了流程执行效率。种种迹象表明，万户OA有力地支撑了泰州口岸船舶有限公司的信息化建议，助其进入真正意义上的协同办公时代。