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新中大推出高校协同办公系统

2007/7/10    来源:e-works    作者:新中大  

    自上世纪80年代起,我国高校开展以硬件投资为主的校园网建设,经过了二十多年的发展,终于迎来了“以应用为主”的软件环境建设热潮。杭州新中大软件股份有限公司(以下简称新中大)积极适应市场需求,经过详细的调研分析,适时推出了高校办公系统平台。

    新中大创立于1993年,以财务软件切入市场,后涉及企业管理、政府办公等多个领域,如今已经成为国内财务及企业管理软件三强。而此次新中大强力切入教育市场,更是结合了自己多年的软件开发管理经验,也是因此,产品一经推出就迅速得到了市场的认可。
   
    打通“信息孤岛”

    现在高校信息化建设普遍存在的一个问题是,由于受制于资金、环境等方面的约束,大多高校的信息系统不能统一建设,而随着校园网的基本完善,拥有决策权的各级学院和部门都因为本部门、本专业的需要,开发或者实施了大量的单元信息系统,比如教务管理系统、财务管理系统、图书馆管理系统等,这就造成目前国内大多数高校的信息化环境异常复杂。而这些系统也形成了一个个相互隔离的“信息孤岛”,这样的重复建设、资源分散、信息沟通障碍已经开始逐步影响高校核心竞争力的建立。

    如何彻底改变高校的信息化现状,将各个“信息孤岛”打通,新中大有了自己的思考——作为“数据化校园”的基础应用,协同办公平台是首先应该实施的。相比其他应用领域的办公自动化系统,高校协同办公平台有自己的特色。它应该符合学校级的管理模式,即它能够保持各个学院、各个校区工作独立性,但同时也能实现校级的关键资源、关键工作的统一管理。协同办公平台除了能够给学校的广大教职员工提供统一的、协同的并且个性化的办公平台以外,还应该是一个集成平台和资源管理中心。

    新中大高校协同办公系统和传统的办公自动化系统相比有相当大的创新。首先其应用从单纯地模拟手工办公环境的运用,向一个电子化的协同工作环境转化,为用户提供一个打破各种“信息孤岛”、互动式的网络协作办公环境;第二是延伸办公自动化系统的涵义,不仅仅提供收、发文管理功能,而且将触角延伸到高校管理和运作的各个环节中,例如文档一体化管理、人事管理、工作计划管理、辅助决策、各种工作流程等,并以统一的界面为用户提供个性化信息服务。第三是系统提供了一个开放的、可扩展的、安全的平台,系统可以根据需要集成其他各种业务系统,从而实现办公、办文和办事的一体化处理。总之以“产品化、平台化、个性化”为理念,以“整合”为目标,以“协作”为手段,帮助高校建立起一个柔性、灵动、高效的电子化协作办公管理环境,提升高校管理水平。
   
    强大的功能模块

    此次新中大开发的软件办公系统从产品构架的设置上,采取了分层架构,由数据中心、业务中层件、应用平台等几个部分组成。数据中心分类集中对数据进行存储及共享的处理,是整个系统的底层支撑,之上则设置了业务中层件及管理平台,而最上端则是整个的应用平台,这样的清晰层级设置使得应用有了坚实的基础。

    在功能模块的设置上,新中大详细调研了学校的具体应用需求,从而有针对性的推出了产品的八大功能模块:主要包含公文管理、事务管理、资源管理、个人办公、信息管理、知识管理、决策分析、系统管理等子系统,并可根据不同高校的要求进行模块扩展。这些功能模块都将在办公平台上实施。

    而如果我们将各个主要的功能做一个具体分析,会有更加清晰的认识,例如在日常办公模块中,专门用来处理工作流文档的平台,是具体处理各项工作的场所,单位内部的各项审批,如:公文签批、请示报告、工作交办、请假等日常工作流程都通过此模块进行办理。电子文档在日常办公中流转完成后自动预归档到文件库,最终由档案人员归档到档案管理库中,形成文档一体化管理。同时,该功能模块还将实现邮件传输、手机短信传达、日程安排、人员去向等功能,从而最大程度将学校的日常办公从繁杂中解放出来,变得简单透明。

    而公文管理功能主要包括发文管理:可对公文制发中的拟稿、核稿、会签、签发、编号、登记、打印等环节进行处理;收文管理:可对来文的登记、拟办、领导审批、传阅、承办、转办等。同时还包括了管理工作文件柜管理,文件登记薄等功能,这样将原来翻覆的文件工作彻底解放,使工作变的轻松。

    事务管理可以进行会议安排、会议室申请、会议通知、会议纪要等工作变的简单轻松,同时还可以处理值班管理等,这些为学校提供了更加好的效率。

    资源管理则可以将会议室、车辆等资源的管理变的将更加有条理,打破了过去各部门互相争取资源,将原本无序随机的资源管理变的有效有序。

    除此之外,这一平台提供的决策支持模块,将使得领导能够即时掌握学校的各方面工作情况,不但可以轻松获取相应的数据,同时还可以轻松查询到报表。

    还有知识管理模块,在单位内经常存在大量的各种格式知识文档,如各种制度、软件系统的帮助文档、领导人重要讲话、各类法律法规等等。为了能使这些知识文档发挥最大作用,在知识管理中实现知识文档的保管,并按权限进行使用和共享。

    最后是系统管理模块,主要功能是进行有效的组织管理和流程定制,前者建立了组织架构模型,根据高校的管理方式实现集中和分散的行政事务管理。这可以实现分校区与总校之间的组织对接,而后者可以制定出非常复杂但是易用的流程,从而提高整个系统的效率。

    这些功能使得新中大的办公平台有了非常鲜明的特点:实现高校各级组织协同工作、基于工作流管理的应用集成、个性化的工作空间、实现知识和信息共享、公文档案资源的一体化管理、全工作过程的电子化沟通环境。

    这些突出的特点使得该平台产品一经推出,就受到了市场的认可。如今,浙江工业大学,杭州电子科技学院、温州大学等高校都已经陆续与新中大签约,并对新中大软件给予了很高的评价,而对于新中大来说,这仅仅只是一个开始,在教育领域续写其在财务管理软件、教育核算中心的辉煌才是新中大最终的目标。

责任编辑:江琦
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