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OA系统助力服装鞋帽行业打造财务共享中心

2017年10月12日              
关键字:OA  

   奥康,在鞋业的历史中浸沉数十载。自1988创建伊始,一直以质量为先的奥康,得到消费者的肯定,获得快速发展。泛微为奥康服务也有十余年,一直以产品为先的泛微,也得到奥康的持续肯定。

  随着业务的不断扩张及公司商业模式的突破创新,奥康的财务管理模式也一度遇到效率低下的困境,财务人员的大量时间用于账务核算,没有更多的精力与时间投入到业务中去。

  而且奥康使用的IT系统种类繁多,系统之间并未打通,形成诸多“信息孤岛”,给财务人员的工作造成极大负担,效率一度难以提升。

  原有的财务体系已经难以跟上公司的步伐、难以对业务提供更有力的支持。

  2015年初,奥康财务系统正式提出财务转型,意欲落地创新型的管理会计,突破财务管理模式,大幅提升财务管理水平,实现财务增值。

  财务共享建设则成为转型战役的排头兵。

  2015年9月,奥康正式成立财务共享中心项目组,历经一年,于2016年5月正式上线运营,到2016年底,奥康财务共享中心完成全公司所有业务单位的迁移,实现了平稳运作。

  奥康财务共享中心的建设正是基于企业已经发展到了一定规模,以满足“增强集团管控力度、提升集团范围内业务流程标准化、提升账务质量、降低运营成本”这四大需求。

  1.财务共享中心要实现“数据一点录入、信息全程共享”,增强奥康的集团管控力度;

  2.做到一个奥康、一种语言,最小化各分子公司差异, 实现流程标准化和移动化办公;

  3.实现记账自动化,提高业务的准确性和及时性,提升整体账务质量,规避账务风险;

  4.规模效益降低了运营成本,系统大量减少手工操作、响应奥康集团模式的快速变化。

  解决方案

  一、从业务到财务,从前端到后端

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  (构建深度集成的共享服务体系)

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  (整体规划蓝图设计)

  二、建设奥康财务共享中心:五大核心系统

  1.FSSC共享服务平台:核算、报账、结算集中一体化

  纳入财务共享服务的业务内容:报账(费用、应付、薪酬、固定资产、应收等)、核算、结算、数据分析;根据奥康集团的实际情况分阶段分步骤逐步实施财务共享服务业务范围。

  主要功能:集中作业派单(负载自动分配+手工派单 )

  ①系统设定费审会计在手最大单据量;

  ②系统固定时间自动随机派单并设定派单量;

  ③系统设置费用审核人可操作单据退回功能;

  ④系统设置费用组组长手工派单权限;

  ⑤系统设置请假或外出人员自动停止派单;

  2.电子报账系统:跨组织、跨业务的集中报账中心

  主要功能:

  统一流程样式:

  单据基本信息默认填单、金额数据自动计算,提高报账效率;费用信息突出显示,审核一目了然;支持多币种费用申请;费用事项多页签布局,分类填写。

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  关键节点审核及控制:

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  3.影像档案系统:集中、规范、高效的影像档案管理

  泛微ecology中生成条码同时触发影像扫描待办,经办打印面单送至扫描岗;按扫描待办扫描面单和票据;扫描后ecology电子流程中可通过【查看影像】实时调阅影像信息;报账流程归档时按单号推送审批意见到影像系统。

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  4.集成处理平台:构建融合业务、财务的全面、高效、协同的多系统集中处理中心

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  5.运营绩效平台:面向高效能运营的财务共享服务组织,提升管理每个岗位、小组及整个共享服务中心的SL服务水平协议)并配合进行相应绩效考核。

  三、财务共享中心建设成果

  据奥康财务共享中心项目负责人、财务总监耿振强介绍,奥康财务共享中心突破了传统的资金管理模式,从之前的40多个出纳缩减为8个,审批流程透明,实时在线查询,系统集成以支撑远距离的提单付款,从源头上杜绝资金风险。

  奥康财务共享中心还建立了99条四级流程支撑的标准化体系,通过单据流程自动完成账务核算,实现了85%以上财务凭证自动生成,大量判断标准和规则被直接固化到系统中,由系统替代人工判断,提升了整体帐务质量。

  而财务共享的标准统一后,业务处理难度降低,系统的智能识别、处理实现了规模化效应,降低了财务运营成本;以系统化替代人工化、以标准化替代差异化、以集成化替代分散化,也大幅降低财务运作成本。

  仅费用报销组7个员工,每月可处理超过17000+单据,人均效率达到每人每月2500单,传统财务模式下可以称之为天文数字。

  奥康财务共享中心项目建设是奥康在新战略变革中的成功实践,项目广泛采纳了国际上的先进理念和先进方法,以一种创新性的财务管理模式与实际相结合,实现了集团整体变革,加速推动了奥康标准化、规范化的发展进程。

责任编辑:陈玲
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