元通，悟出管理与信息化的关系

    浙江物产元通机电（集团）有限公司（以下简称“元通集团”）是一家资产总额30亿元、年销售收入超过60亿元、拥有45家成员公司的大型企业集团。在多年的实践中，元通集团在信息化方面产生了一些经验，他们的管理信息化建设正在这些经验基础上升华。
    元通集团早在1988年，就自行开发了第一套业务处理信息应用系统，截至到2001年底，元通集团完成了十几个信息应用系统，这些信息应用系统在元通集团的不同业务环节中，正发挥着日益重要的作用。信息应用系统的使用，大大促进了公司各项业务的发展，由于信息化工作开展得比较好，元通集团曾获原物资部科技进步二等奖，并被浙江省经贸委列为2002年度企业信息化建设和电子商务建设试点单位。在长期的信息化工作中，元通集团思考了不少问题，积累了一些经验。
    “管理”与“信息化”之间有怎样的关系？根据多年信息化的经验，我们认为：企业经营管理决定企业信息化，千万不能将企业信息化凌驾于企业经营管理之上，同时也不能使之成为阻碍企业发展的绊脚石。
        
    管理与信息化？    
    
    元通集团的前身是浙江省机电设备公司，长期从事批发贸易业务，成立至今已有近四十年的历史，在企业的成长发展过程中，集团形成了自身所特有的一套行之有效的经营管理制度。但是在企业信息化的浪潮下，这些经营管理制度的保留、修改还是重新规范，必须加以深入研究。
    例如，元通集团所使用的销售毛利计算方法比较独特，它采取了“一料一卡”（类似于批次管理＋个别计价法）的记账方式。按照有关会计准则规定，只有当某张料卡上所记录的商品全部销售完毕后，才能计算该批商品的销售毛利，由此可知，销售毛利是可以被人为操作的。在这里无意评判这种销售毛利计算方法的优劣，从元通集团的多年实践来看，在手工工作环境下，它是切实可行的，至少能大大减轻员工的劳动强度，提高工作效率。但这种计算方法与现代企业经营管理制度不相符合，在管理信息化时必须重新规范。经过信息化工作人员与会计、审计等职能部门和业务单位协商，最终公司确定在信息化应用中，不用“一料一卡”记账，而采用“按实际销售情况，即时计算销售毛利”的方法。
    销售毛利的计算方法被重新规范了，那么是不是“一料一卡”的记账方式也需要进行调整呢？答案是否定的。经过广泛的调研后，我们得出的结论是“一料一卡”的记账方式符合国家最新的会计准则，满足元通集团的相关要求，并能非常方便的在企业信息化中予以实现，完全应该保留，而无需修改或重新规范。
    ——通过这样的方法，我们在满足企业经营管理需要的前提下，重新规范了企业的经营管理制度，在元通集团的企业信息化建设过程中，有许多这样的案例，这是一个比较典型的。
    由此可知，企业信息化是一个管理工程，它涉及企业经营管理的方方面面，是建立在企业经营管理制度之上、为企业经营管理服务的一个高科技工具；企业信息化建设过程，本身就是一个规范企业经营管理制度的过程，必然会加强而不会削弱企业经营管理制度；企业信息化将在遵守经营管理制度的前提下，提供具有足够的灵活性，以满足企业各种个性化的要求；不仅需要满足企业现阶段对信息化的需求，还必须具有良好的可扩展性，满足企业因企业发展（如业务调整、重组或管理变革）而产生的新需求，并随时根据企业新的需求进行调整。元通集团的信息化工作正是以“‘信息化’服务‘管理’”的思路进行的。
    企业信息化中信息共享和流通是十分关键的，也是评价企业信息化建设成绩的标准之一。任何一个企业信息化工程，必然存在着大量的信息应用系统，如“进销存”系统、财务管理系统、人力资源管理系统及各类业务处理系统，各个系统之间不进行任何信息共享和流通是不可想象的，也是不现实的——
        
    信息应从分散走向共享
    
    在这方面，元通集团的教训是非常深刻的。元通集团内部目前正在使用中的信息应用系统不少于十个，并且这些信息应用系统在各自的领域内的应用是成功的；但是各个系统之间没有任何信息共享的措施，这造成信息资源的大量浪费，而且公司无法及时进行信息的汇总，不能为企业的经营决策提供信息依据。不仅如此，实际操作中还经常出现因为信息的重复录入所产生的错误阻碍了业务的开展。
    以员工资料的信息共享为例。集团要在多个信息应用系统中使用员工资料，如人力资源管理系统、财务管理系统等，如果不进行信息共享，那么就必须在上述系统中分别建立相关的员工资料，这些员工资料只是员工资料完整资料集的子集。一般情况下，各系统之间互不关联，但是当员工出现升迁、调动、离职等变动时，就需要修改部分或是所有子集中的信息，这样做工作量是比较大的，而且带来很多问题。通过信息共享，在人力资源管理系统中建立完整资料集，所有的修改均在该资料集上完成，其他信息应用系统读取该资料集获取本系统所需的子集。这样既能保证使用，又能减少工作量，还堵住了漏洞，消除了安全隐患。
    元通集团的信息共享不仅存在于企业内部，还在于与上游供应商和下游经销商、客户之间的信息共享，进而形成广义的供应链，以提高企业竞争力。在这样涉及面广泛的企业系统里，像员工资料一样的“元数据”其实是很多的。要实现企业信息系统的整合，就一定要令信息从分散走向共享。我们认识到，编码是信息应用系统的基础，要做到信息共享，必须先统一信息编码。
        
    树立新的目标
    
    多年信息化的成绩之一就是，各职能部门和业务单位通过信息系统的应用实践，在与信息部门的沟通交流中，提高了对企业信息化建设的认识。我们明白了一条非常浅显的道理，就是“鞋的好坏只有脚知道”——职能部门才是信息化建设的主力军。而且，非技术因素对企业信息化建设的影响不可忽视。可喜的是，元通集团“一把手”全力支持和参与给集团的信息化建设造就了一个良好的环境。
    不过，随着元通集团各项业务的快速发展，目前所使用的信息应用系统已经不能满足业务需求，制约了元通集团的战略发展。从元通集团的整体利益出发，结合现有的管理制度和规范，配合企业二次改制和管理制度革新，我们为企业信息化树立了新的目标。
    元通集团企业信息化的总体目标就是:充分利用元通集团内部和外部信息，为正确决策提供有力保障;实现信息的快捷传递与反馈，准确、及时响应内外环境的变化，统一协调元通集团的活动以提高公司的竞争能力；有步骤地推进电子商务，逐步实现网上商务处理，拓展集团商务活动的广度和深度；吸引潜在的客户群，加强客户服务及管理，同时树立企业形象，使企业得到不断发展和壮大。
    众所周知，在传统的国有企业开展企业信息化项目是非常困难的，本人在元通集团领导的大力支持、各部门的积极配合以及同事们的通力合作下，为元通集团企业信息化项目作了一点工作，也取得了一点成绩，在此表示万分感谢。同时也希望能与从事企业信息化建设的同行们广泛地交换意见，更好地为企业信息化建设服务。