EDI合规实现无缝业务集成

       稳健的业务关系是企业成功的关键。在EDI电子数据交换领域，这一点尤为明显。数字化技术可以巩固这些关键联系，也可能带来压力。特别是EDI扣款（EDI Chargebacks），即由于供应商未能遵守有关EDI合规协议而被合作公司施加的经济处罚，正持续对贸易伙伴关系造成负面影响。本文将探讨EDI合规的含义、重要性，以及如何通过避免扣款来加强业务合作关系。

什么是EDI合规？

       EDI合规是指各个零售商为其供应商网络制定的标准和规则，旨在规范并优化彼此之间的通信。每家零售商的要求各不相同，依据其所使用的EDI交易类型（如发货通知或发票）及其对接收这些文件的时效性有所差异。通过确保所有供应商遵循相同的EDI标准，零售商可以降低成本并提升供应链中EDI的效率。

       未能满足EDI合规要求可能导致以下后果：

       ●高额扣款

       ●付款延迟

       ●供应商绩效评分下降

       ●与零售商关系受损

       ●服务水平协议（SLA）未达标

       ●各类罚款和费用

EDI合规要求

       众多企业和大型零售商（如亚马逊）都要求其合作伙伴通过EDI进行交易，因此，使用EDI软件实现合规变得比以往任何时候都重要。许多公司从建立EDI合作到后期维护，合规要求贯穿始终，缺一不可。

       常见的EDI合规要求包括：

       1.具备基本EDI数据交换能力：包括810（发票）、821（索赔）、816（地址清单）、820（付款通知）、850（采购订单）、864（文本消息，用于发票错误）以及997（确认回执）等。

       2.EDI数据测试的时限要求：供应商必须在规定的时间内（如六周内）展示其传输所有基本EDI文档的能力。未按时完成测试可能会被取消测试资格。

       3.连接要求：供应商必须保持稳定的AS2连接，以确保ED文档交换的持续不中断。连接中断会严重影响与大型零售商的关系。

       4.功能性回执要求：EDI交易伙伴必须在收到采购订单后的特定时间内（如24小时）发送ANSI X12标准的997确认回执。

为什么EDI合规如此重要？

       建立和维护EDI合规的重要性不容忽视，尤其是它对企业盈利具有正面影响。EDI合规的核心价值在于让企业能够用电子化方式接收采购订单并发送发票。通过EDI实现的数据安全交换能力可以建立信任关系，增强信心，助力业务增长。借助集成平台，企业可以与贸易伙伴共同解锁EDI的自动化能力，实现报价、订单、发货通知和发票等文档的创建与自动化。

       反之，EDI实施中若出现问题，则可能带来成本高昂的扣款。

了解EDI扣款

       EDI扣款是因不符合贸易伙伴的要求而被收取的经济处罚。当供应商的不合规行为对客户业务运营造成干扰并带来额外成本时，客户会通过扣款来弥补这些损失。简而言之，当供应商的错误影响到客户的业务运作并带来财务损失时，例如延迟发货、标签错误、货物损坏或订单不完整，就可能被扣款。

常见的EDI扣款类型

       EDI扣款形式多样。其中，ANSI X12 EDI 856（ASN预先发货通知）相关错误是导致扣款的常见原因之一。ASN的主要目的是在交货前提供跟踪和包装信息，常包含采购订单号、发货通知号和发货地点等关键字段。及时、准确地发送ASN是合规的关键组成部分。

       在物流与供应链操作中，标准化和准确的文档至关重要。除了ASN相关错误，企业客户发起EDI扣款的常见原因还包括：

       ●使用错误的承运商

       ●货物提前或延迟到达

       ●缺少包装等关键要求

       ●订单未按指定数量完成送货地点错误

       ●文件不完整或信息有误

       以亚马逊为例，其三大常见扣款类型包括：

       1.ASN扣款：使用FBA（亚马逊物流）时，准时准确提交ASN至关重要，任何未按协议或时限提交ASN的行为都会被自动扣款。

       2.运输请求扣款：供应商需在发货窗口内准确编码并提交运输请求，以便亚马逊安排送货目的地，未能做到将导致扣款。

       3.交付扣款：未能在指定时间交付订单可能导致订单被取消及产生财务处罚。

十步实现EDI合规

       实现EDI合规，有助于供应链各方受益。成功的EDI合规策略应依托先进技术、清晰沟通、内部流程优化及持续改进的承诺。以下是验证EDI数据质量并达成合规的十大有效步骤：

       1.了解客户需求：详细阅读贸易伙伴提供的供应商指南和相关文档，密切关注其要求更新，降低违反SLA、被罚款或评分下滑的风险。

       2.增强适应能力：组建跨部门团队，更好地应对客户需求，深入理解公司业务流程。

       3.从源头融入合规标准：将合规检查融入日常运营，提前发现和修复问题，确保相关技术和流程能够支撑合规。

       4.持续优化业务流程：将EDI标准的演变视为提升运营效率的契机，鼓励员工提出改进建议。

       5.设立绩效指标：为供应链运营建立KPI，并利用EDI平台分析功能识别薄弱环节，以指导决策。

       6.借鉴行业领军企业经验：从贸易伙伴标准的调整中吸取经验，其背后的竞争考量可为自身优化提供灵感。

       7.采用合适的技术：优先选择能够在所有贸易伙伴网络中保持合规的EDI解决方案，避免使用复杂、分散的系统。

       8.持续学习：参加贸易伙伴提供的供应商合规培训，提升合规评分、展示合作诚意，并了解即将到来的变更。

       9.保持沟通频率：与贸易伙伴保持定期沟通，确保理解其要求与运营策略，建立更强的合作关系和忠诚度。

       10.赋能销售团队：确保销售人员了解合规带来的运营改善，并通过培训使其能向客户准确传达这些优势。

借助SEEBURGER实现EDI合规

       EDI订单处理流程通常包括：接收EDI 850采购订单、发送EDI 855订单确认、传输EDI 856发货通知，并自动生成和发送EDI 810发票。选择合适的EDI技术方案对于实现合规、避免扣款至关重要。将您的生态系统与强大的EDI平台集成，可以确保满足客户不断变化的需求。

       像SEEBURGER BIS平台这样的集成平台能够自动化贸易伙伴间的通信，确保从采购订单到发票的整个流程都符合合规要求。平台可自动发送ANSI X12标准的997回执，确保满足大型零售商的采购流程规范。BIS平台还能支持与海关的EDI合规通信，是进行电子清关交流的可靠伙伴，帮助减少订单、发票、ASN及其他确认信息中的问题。

       理解并遵守EDI合规要求，是维护良好贸易伙伴关系、避免高额扣款、保障现代供应链高效运作的基础。企业通过关注各个EDI伙伴的具体要求、实施高效策略、借助集成平台技术，能够成功驾驭EDI的复杂性，实现合规目标。

       BIS平台通过端到端的自动化通信，简化EDI合规流程。凭借其全面的功能工具，BIS帮助企业轻松遵循ANSI X12等行业标准，满足合作伙伴的具体要求。从采购订单自动化处理、到发票与清关通信的流程优化，SEEBURGER助力企业实现合规、避免昂贵罚款、保障供应链高效稳定运行。选择SEEBURGER，实现EDI合规将变得轻而易举，让您能专注于企业发展本身。

       关于SEEBURGER

       SEEBURGER是全球商务集成解决方案供应商，帮助企业简化业务流程，实现数字化转型和业务创新，降低运营成本，促进规范管理，提供供应链终端可视化，最大限度地发挥ERP的效益并推动业务效率。SEEBURGER为客户提供云服务、本地实施或混合集成解决方案，依靠近40年行业经验，被业界评为全球卓越的商务集成专家，其产品在全球50多个国家和15个行业领域被上万家客户所采用。SEEBURGER始创于1986年，总部位于德国布莱登，现如今在欧洲、亚洲和北美洲拥有17个分支机构。